En el detalle está el éxito de tu evento. La crisis y el plan B

Crear un plan maestro, armar los salones según las actividades a realizar y crear un sistema accesible para el registro de los participantes. Cuando armamos un evento ponemos en juego la imagen pública de nuestra organización.

Incluso una planificación meticulosa, que incluya un estimado de presupuesto y al equipo correcto de personas para la realización de un evento puede terminar opacando la imagen de la empresa u organización que intentamos promover, y esto puede pasar simplemente porque se atrasó la empresa de catering, se enfermó el presentador o renunció el portero justo cuando había que recibir  a los invitados ¿alguna vez pensaste qué vas a hacer si alguien se desmaya en tu evento,o si se corta la luz?

¿Qué hacemos en estos casos? Rompemos el vidrio y sacamos el plan B. Claro, si es que antes creamos ese plan B.

La cantidad de imprevistos y su variedad es interminable. Todo puede pasar, como en la vida misma, por lo cual, primero tenemos que separar claramente lo que puede preverse y lo que no. En un buen día para un evento, no va a pasar nada que no hayamos podido anticipar si hicimos los deberes. En un buen día, en uno malo, ya dijimos, la vida misma.

Esto es, tuvimos delante nuestro los objetivos y los valores de la organización a la hora de planificar el evento con lo cual nuestro discurso, nuestras actividades, todo lo que vamos a mostrar, desde el salón hasta la página web están en línea con lo que la empresa quiere transmitir. Si esto no pasa, no hubo un imprevisto, porque no hubo un plan.

Elegimos a los oradores y presentadores con la misma rigurosidad con la que emprendemos todos los procesos de la empresa y revisamos sus exposiciones para ver que cumplan un objetivo predeterminado.

Aquí vamos a una cosa muy importante en la planificación del evento. Buscamos un salón adecuado por tamaño y servicios.

Existe una amplia oferta de salones en distintas zonas de los alrededores de la Ciudad de Buenos Aires y en otras ciudades pero ocurre que cuando reunimos gente de diversas provincias nos encontramos muchas veces con que no tienen buena comunicación aérea con  ciudades del interior.

Por las complicaciones del transporte, porque algunos de los participantes sólo están interesados en una parte del evento, o no tienen tiempo extra para movilizarse y volver a su trabajo o a sus hogares, hacer el evento en la Ciudad de Buenos Aires tiene la ventaja de su gran oferta de comunicación y servicios en general.

La organización que brinda el servicio del salón suele ser nuestro principal socio ese día.

Las comodidades, la disponibilidad de servicios instalados y contratables, el conocimiento de la zona y del propio salón juegan a favor del evento. Le dan seguridad, accesibilidad y comodidad a los participantes que de otro modo pueden ver el evento como algo incómodo y disruptivo.

A los servicios propios del salón hay que sumar el entorno, que en el caso de la sala Siranush nos coloca en una atractiva zona de bares y restaurantes ideales para continuar la socialización en los breaks del evento y una vez finalizado.

Ahora, volvamos a los imprevistos. Una vez que hicimos los deberes, la veriedad de lo que no debiera ocurrir es demasiado extensa para poder listarla y atenderla por anticipado, entonces sólo nos queda preparar a nuestro equipo para las eventualidades.

Por empezar, conviene ser transparente en lo que se comunica a los asistentes y al resto del equipo. La mejor manera de parar una bola de nieve es cuando comienza. Si dejamos que el evento continúe sin manejar la comunicación, la información va a fluir de forma parcial y descontrolada.

Esto nos lleva a una cuestión clave. Todos tienen que saber quién se hace cargo de atender los imprevistos y quién se hace cargo de comunicar en nombre de la organización.

Esto debe quedar claro desde el vamos, cuando hay crisis no es momento de improvisar. Sólo comunica quien está autorizado y esa persona tiene muy claros los principios de la  que representa.

Por otra parte, hay una sola persona a la cual reporta el resto durante la  crisis, y todos hacen lo que se les manda hacer para evitar duplicaciones y desinformación.

Teniendo eso claro no te detengas. Si el imprevisto se está atendiendo, y siempre y cuando no comprometa otro aspecto de la organización, hay que avanzar con la agenda, después de todo, por eso hacemos el evento.

Esperamos que estos consejos te hayan servido. Esperamos tus comentarios y esperamos tu evento en la sala Siranush!

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